Chào anh chị em,
Từ ngày 11/09/2026, cơ chế xác nhận giấy tờ công giữa Việt Nam và Trung Quốc có sự thay đổi đáng chú ý: đối với các giấy tờ thuộc phạm vi áp dụng của Công ước Apostille, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống được thay thế bằng chứng nhận Apostille.
Theo tài liệu, Việt Nam đã nộp Văn kiện gia nhập Công ước La Hay năm 1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài ngày 31/12/2025. Sau khi kết thúc thời hạn phản đối, Công ước bắt đầu phát sinh hiệu lực trong quan hệ giữa Việt Nam với các quốc gia thành viên không phản đối kể từ 11/09/2026.
Apostille khác gì hợp pháp hóa lãnh sự?
Trước đây, một giấy tờ công của Trung Quốc muốn sử dụng tại Việt Nam thường phải trải qua nhiều bước xác nhận, chẳng hạn:
Công chứng/xác nhận tại Trung Quốc → cơ quan ngoại giao Trung Quốc → Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Trung Quốc.
Theo cơ chế Apostille, giấy tờ sau khi được cơ quan có thẩm quyền của nước phát hành cấp Apostille có thể được sử dụng tại quốc gia thành viên có quan hệ áp dụng mà không cần tiếp tục hợp pháp hóa tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán của nước tiếp nhận. Apostille xác nhận tính xác thực của chữ ký, con dấu và chức danh người ký, chứ không xác nhận nội dung của giấy tờ.
Có thể hiểu đơn giản:
Trước đây: nhiều tầng xác nhận → mất nhiều thời gian, chi phí.
Từ 11/09/2026: xin Apostille tại nước phát hành → sử dụng tại nước tiếp nhận theo phạm vi Công ước.
1. Giấy tờ Trung Quốc sử dụng tại Việt Nam
Đối với giấy tờ công do cơ quan có thẩm quyền của Trung Quốc cấp để sử dụng tại Việt Nam, kể từ ngày 11/09/2026, Đại sứ quán Việt Nam tại Trung Quốc ngừng tiếp nhận hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ thuộc phạm vi áp dụng.
Cá nhân, doanh nghiệp cần liên hệ:
-
Bộ Ngoại giao Trung Quốc; hoặc
-
Cơ quan Ngoại vụ địa phương được Bộ Ngoại giao Trung Quốc ủy quyền
để xin cấp Apostille.
Sau khi giấy tờ được cấp Apostille hợp lệ, hồ sơ có thể được sử dụng tại Việt Nam mà không phải tiếp tục thực hiện bước xác nhận tại Đại sứ quán Việt Nam.
Một số giấy tờ thường gặp có thể bao gồm:
-
Bằng cấp;
-
Lý lịch tư pháp;
-
Giấy khai sinh;
-
Giấy đăng ký kết hôn;
-
Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp;
-
Một số tài liệu phục vụ đầu tư, lao động và thủ tục hành chính.
Trường hợp tài liệu không lập bằng tiếng Việt, vẫn cần thực hiện dịch sang tiếng Việt và công chứng/chứng thực bản dịch theo quy định của Việt Nam.
2. Giấy tờ Việt Nam sử dụng tại Trung Quốc
Ở chiều ngược lại, nếu giấy tờ công được cấp tại Việt Nam và cần sử dụng tại Trung Quốc, cá nhân hoặc doanh nghiệp phải xin Apostille tại cơ quan có thẩm quyền ở Việt Nam trước khi mang giấy tờ sang Trung Quốc.
Theo tài liệu, cơ quan thực hiện gồm:
-
Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao;
-
Sở Ngoại vụ TP.HCM;
-
Các cơ quan ngoại vụ địa phương được ủy quyền.
Đại sứ quán Việt Nam tại Trung Quốc không phải cơ quan cấp Apostille cho giấy tờ Việt Nam.
3. Doanh nghiệp XNK cần đặc biệt lưu ý: không phải mọi chứng từ đều dùng Apostille
Đây là điểm rất quan trọng.
Công ước Apostille không áp dụng cho tất cả mọi loại tài liệu.
Theo nội dung tài liệu, một số nhóm ngoại lệ đáng chú ý gồm:
-
Giấy tờ do viên chức ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự lập;
-
Một số giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp tới hoạt động thương mại hoặc hải quan;
-
Giấy tờ của quốc gia/vùng lãnh thổ chưa có quan hệ áp dụng Công ước Apostille với Việt Nam.
Đối với lĩnh vực xuất nhập khẩu, cần đặc biệt kiểm tra các chứng từ như:
-
Tờ khai hải quan;
-
Hóa đơn thương mại;
-
Chứng nhận xuất xứ hàng hóa – C/O;
-
Một số chứng thư kiểm định;
-
Chứng từ vận tải;
-
Các tài liệu thương mại chuyên ngành khác.
Các chứng từ này có thể chịu điều chỉnh bởi quy định thương mại, hải quan hoặc điều ước chuyên ngành riêng, vì vậy không nên mặc định rằng cứ có Apostille là thay thế toàn bộ thủ tục xác nhận trước đây.
4. Hồ sơ đã hợp pháp hóa trước 11/09/2026 có phải làm lại không?
Theo cơ chế chuyển tiếp được nêu trong tài liệu:
Giấy tờ đã được hợp pháp hóa lãnh sự hợp lệ trước ngày 11/09/2026 tiếp tục được sử dụng, không bắt buộc phải xin lại Apostille chỉ vì cơ chế mới có hiệu lực.
Điều này giúp tránh việc doanh nghiệp và cá nhân phải làm lại toàn bộ hồ sơ đã hoàn tất trước thời điểm chuyển đổi.
5. Tác động thực tế đối với doanh nghiệp Việt Nam – Trung Quốc
Việc áp dụng Apostille có thể tạo thuận lợi đáng kể cho các giao dịch xuyên biên giới, đặc biệt trong các lĩnh vực:
Đầu tư FDI
Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ nhà đầu tư, giấy tờ pháp lý của công ty mẹ ở Trung Quốc có thể giảm một tầng xác nhận lãnh sự.
Giấy phép lao động
Chuyên gia và lao động Trung Quốc làm việc tại Việt Nam thường phải sử dụng bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm, lý lịch tư pháp và nhiều giấy tờ cá nhân khác. Apostille có thể giúp rút ngắn đáng kể quá trình chuẩn bị hồ sơ.
Giao dịch dân sự
Giấy khai sinh, đăng ký kết hôn, văn bằng, giấy tờ tư pháp và nhiều loại giấy tờ công khác có thể được luân chuyển thuận lợi hơn.
Tiết kiệm chi phí
Doanh nghiệp giảm chi phí dịch vụ lãnh sự, thời gian chuyển phát hồ sơ và số cơ quan phải trực tiếp làm việc.
6. Doanh nghiệp nên thay đổi quy trình xử lý hồ sơ như thế nào?
Từ ngày 11/09/2026, khi tiếp nhận giấy tờ Trung Quốc để sử dụng tại Việt Nam, không nên tiếp tục áp dụng máy móc quy trình cũ.
Nên kiểm tra theo trình tự:
Bước 1: Xác định tài liệu có phải là “giấy tờ công” thuộc phạm vi Công ước Apostille hay không.
Bước 2: Kiểm tra Việt Nam và quốc gia phát hành giấy tờ có quan hệ áp dụng Công ước hay không.
Bước 3: Kiểm tra tài liệu có thuộc nhóm ngoại lệ của Công ước hay không.
Bước 4: Nếu thuộc phạm vi Apostille, yêu cầu đối tác xin Apostille tại cơ quan có thẩm quyền của nước phát hành.
Bước 5: Sau khi nhận giấy tờ, thực hiện dịch thuật/công chứng/chứng thực theo yêu cầu của cơ quan Việt Nam tiếp nhận hồ sơ.
Điểm cần nhớ
Apostille không phải là “hợp pháp hóa lãnh sự kiểu mới”, mà là cơ chế miễn yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự giữa các quốc gia có quan hệ áp dụng Công ước.
Với doanh nghiệp xuất nhập khẩu, đầu tư và logistics, cần đặc biệt phân biệt giấy tờ công thông thường với chứng từ thương mại/hải quan, bởi mỗi nhóm có thể chịu một cơ chế pháp lý khác nhau.
Từ 11/09/2026, các doanh nghiệp thường xuyên xử lý hồ sơ Trung Quốc – Việt Nam nên cập nhật ngay checklist chứng từ nội bộ, tránh tiếp tục yêu cầu đối tác thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự không còn cần thiết, đồng thời cũng tránh hiểu nhầm rằng mọi hóa đơn, C/O hoặc chứng từ hải quan đều có thể chuyển sang Apostille.