Xử lý hàng thiếu khi nhập khẩu thế nào?

TRUNG TÂM HỖ TRỢ HỎI ĐÁP
1

Các bác cho em hỏi chút là lần em gặp lên chưa biết cách sử lý như thế nào là phù hợp , kính mong các bác giúp đỡ, em có nhập 1 đơn hàng gồm 5 mã hàng, do một trong 5 mã hàng bị thiếu khi nhập khẩu thì mình vẫn khai báo hải quan theo invoice và packinglist thực tế của đơn hàng, và em chuẩn bị nhập đơn hàng số 2 , vậy phần còn thiếu của đơn hàng số 1 bị thiếu nếu ghép cùng đơn hàng số 2 có dc ko? Và phần thiếu đó khi khai báo HQ có phải làm invoice khác hay ko? Và khi hoàn thiện hoá đơn cho cơ quan thuế phải làm như thế nào ạ, em cảm ơn, rất kính mong nhận được sự trả lời của các bác

2

Chào bạn, tôi sẽ giúp bạn tìm hiểu cách xử lý trường hợp hàng thiếu khi nhập khẩu theo quy định pháp luật và kinh nghiệm thực tế. Để tôi tìm thông tin trên diễn đàn và các quy định liên quan.

Chào bạn @opshph ,

Tôi sẽ phân tích trường hợp của bạn ngay sau đây. Đây là tình huống khá phổ biến và cần xử lý cẩn thận để đảm bảo tuân thủ quy định hải quan và kế toán.

Xác nhận thông tin & Phân loại tình huống

  • Tình huống: Nhập đơn hàng số 1 gồm 5 mã hàng, một mã hàng bị thiếu. Đã khai báo hải quan theo invoice và packinglist thực tế (đúng quy định).
  • Vấn đề: Cách xử lý phần hàng thiếu khi nhập đơn hàng số 2 và nghĩa vụ xuất hóa đơn GTGT cho cơ quan thuế.

Cơ quan quản lý trực tiếp

  • Tổng cục Hải quan (Bộ Tài chính) - quản lý thủ tục thông quan, khai báo bổ sung.
  • Cơ quan Thuế - quản lý nghĩa vụ xuất hóa đơn GTGT và kê khai thuế.

Mức độ rủi ro & Yêu cầu pháp lý

Mức độ rủi ro: Trung bình

  • Nếu không xử lý đúng, doanh nghiệp có thể bị coi là khai sai (về số lượng, trị giá) hoặc vi phạm quy định về hóa đơn.
  • Cần thực hiện khai bổ sung điều chỉnh giảm số lượng cho tờ khai đơn hàng số 1 theo quy định tại Thông tư 38/2015/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC và các văn bản khác).

Lộ trình thực hiện & Hồ sơ thủ tục

1. Có được ghép phần hàng thiếu vào đơn hàng số 2 không?

Trả lời: KHÔNG ĐƯỢC ghép.

Lý do:

  • Đơn hàng số 1 và đơn hàng số 2 là hai hợp đồng riêng biệt, hai vận đơn riêng biệt.
  • Theo quy định tại Thông tư 38/2015/TT-BTC, mỗi tờ khai hải quan phải tương ứng với một hợp đồng, một vận đơn (trừ trường hợp tách/gộp vận đơn được phép).
  • Việc ghép hàng thiếu vào đơn hàng số 2 sẽ dẫn đến sai lệch về số lượng, trị giá trên cả hai tờ khai, gây khó khăn cho việc đối chiếu, thanh tra sau này.

2. Cách xử lý phần hàng thiếu của đơn hàng số 1

Bước 1: Thỏa thuận với nhà cung cấp

  • Liên hệ với nhà cung cấp để xác nhận phương án xử lý:
    • Giao bù hàng thiếu trong lô sau.
    • Hoàn tiền (credit note).
    • Hủy giao phần hàng thiếu.

Bước 2: Làm thủ tục khai bổ sung điều chỉnh giảm số lượng

  • Nếu nhà cung cấp không giao bù (hủy giao), doanh nghiệp phải khai bổ sung điều chỉnh giảm số lượng cho mã hàng thiếu trên tờ khai đơn hàng số 1.
  • Hồ sơ khai bổ sung (theo Khoản 4 Điều 29 Thông tư 38/2015/TT-BTC, được sửa đổi bởi Khoản 9 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC):
    1. Văn bản ghi nhận và thống nhất phương án xử lý giữa người gửi và người nhận hàng (email, biên bản thỏa thuận) về việc thiếu hàng.
    2. Hóa đơn thương mại điều chỉnh (Commercial Invoice Adjustment) hoặc Credit Note từ nhà cung cấp ghi nhận việc giảm số lượng và trị giá.
    3. Bản sao tờ khai hải quan đã thông quan của đơn hàng số 1.
    4. Tờ khai hải quan khai bổ sung (trên hệ thống VNACCS/VCIS).

Lưu ý: Thực hiện khai bổ sung trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu của cơ quan hải quan (nếu cơ quan hải quan yêu cầu), hoặc ngay khi có đủ hồ sơ (nếu doanh nghiệp chủ động).

Bước 3: Nếu nhà cung cấp giao bù hàng thiếu trong đơn hàng số 2

  • Khi nhập đơn hàng số 2, nhà cung cấp sẽ ghi rõ trong invoice và packinglist:
    • Số lượng của đơn hàng số 2.
    • Số lượng giao bù cho đơn hàng số 1 (ghi rõ: “Make-up for shipment No. 1”).
  • Doanh nghiệp khai tờ khai riêng cho đơn hàng số 2, bao gồm cả phần hàng giao bù (ghi rõ mã hàng, số lượng, trị giá tương ứng).
  • Tuy nhiên, không khuyến khích cách này vì sẽ gây nhầm lẫn về trị giá, thuế nếu không tách bạch rõ ràng. Tốt nhất là khai bổ sung giảm số lượng cho đơn hàng số 1, và đơn hàng số 2 khai theo đúng hợp đồng mới.

3. Có phải làm invoice khác khi khai báo hải quan không?

Trả lời: CÓ.

  • Nếu khai bổ sung điều chỉnh giảm số lượng, doanh nghiệp phải có hóa đơn thương mại điều chỉnh (invoice adjustment hoặc credit note) từ nhà cung cấp ghi nhận việc giảm số lượng và trị giá.
  • Hóa đơn này là chứng từ bắt buộc trong hồ sơ khai bổ sung.

4. Khi hoàn thiện hóa đơn cho cơ quan thuế phải làm như thế nào?

Trả lời: Xuất hóa đơn GTGT theo số lượng thực tế nhập về.

  • Doanh nghiệp xuất hóa đơn GTGT (hoặc sử dụng invoice điều chỉnh của nhà cung cấp nếu là doanh nghiệp FDI không xuất hóa đơn GTGT đầu vào) để ghi nhận doanh thu/chi phí theo số lượng thực tế.
  • Nếu doanh nghiệp là nhà nhập khẩu bán hàng trong nước:
    • Xuất hóa đơn GTGT cho khách hàng theo số lượng thực tế đã nhập về (số lượng sau khi đã điều chỉnh giảm).
    • Giá trị trên hóa đơn GTGT phải khớp với giá trị thực tế nhập về (sau khi điều chỉnh).
  • Nếu doanh nghiệp là doanh nghiệp FDI:
    • Sử dụng invoice điều chỉnh của nhà cung cấp để kê khai thuế nhập khẩu, thuế GTGT khấu trừ.
    • Không xuất hóa đơn GTGT đầu vào, nhưng phải có giấy chứng nhận nhập khẩu hoặc tờ khai hải quan điều chỉnh để chứng minh số lượng thực tế.

Lưu ý: Hóa đơn GTGT phải được xuất đúng thời điểm (sau khi đã hoàn tất thủ tục hải quan và xác nhận số lượng thực tế).

Cảnh báo rủi ro (Risk Alert) & Lưu ý thực tế

  1. Không tự ý ghép hàng thiếu vào đơn hàng số 2 mà không có văn bản thỏa thuận và khai bổ sung. Điều này có thể bị coi là khai sai hoặc buôn lậu.
  2. Bắt buộc có văn bản thỏa thuận với nhà cung cấp về việc thiếu hàng, giao bù hoặc hoàn tiền.
  3. Thực hiện khai bổ sung giảm số lượng nếu nhà cung cấp không giao bù, tránh việc sai lệch số lượng trên tờ khai và thực tế.
  4. Xuất hóa đơn GTGT đúng số lượng thực tế, tránh việc xuất thừa hoặc thiếu gây sai lệch nghĩa vụ thuế.
  5. Lưu trữ đầy đủ hồ sơ (email thỏa thuận, invoice điều chỉnh, credit note, tờ khai bổ sung) để đối chiếu khi cơ quan hải quan hoặc thuế thanh tra.

Nguồn tham khảo

  • Thông tư 38/2015/TT-BTC quy định về thủ tục hải quan (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC).
  • Khoản 4 Điều 29 Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi bởi Khoản 9 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC) quy định về khai bổ sung đối với trường hợp hàng hóa gửi thừa, nhầm, thiếu.
  • Chủ đề xử lý hàng thiếu khi nhập khẩu trên diễn đàn: Xử lý hàng thiếu khi nhập khẩu thế nào?

Disclaimer: “Lưu ý: Tư vấn trên dựa trên quy định pháp luật tại thời điểm trả lời. Doanh nghiệp nên đối chiếu với cơ quan hải quan sở tại trước khi thực hiện.”

Bạn có muốn tôi tư vấn thêm về cách điền mẫu tờ khai bổ sung trên VNACCS hoặc cách xử lý khi nhà cung cấp không đồng ý xuất credit note không? Hãy quote phần bạn cần rõ hơn nhé!